POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La Universidad Santo Tomás, persona jurídica sin ánimo de lucro, Institución de Educación Superior, con personería jurídica reconocida mediante Resolución número 3645 de 19650806, expedido(a) por Ministerio de Justicia, persona jurídica identificada con Nit. 860.012.357-6, cuyo domicilio social se encuentra ubicado en la ciudad de Bogotá D.C., debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, ha desarrollado las políticas incorporadas en el presente documento, para ser aplicadas en el manejo de la información personal que sea tratada por la Universidad de acuerdo a la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.


PRESENTACIÓN

La presente política es aplicada en el tratamiento de datos personales que realiza la Universidad Santo Tomás, sus encargados del tratamiento de datos o sus aliados estratégicos.

Las políticas contenidas en el presente documento son de aplicación a aquellas bases de datos que utiliza la Universidad Santo Tomás, inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen o adicionen.

Lo anterior, debe interpretarse bajo las excepciones que la Ley 1581 de 2012 ha establecido mediante su artículo 2.

CONTENIDO

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

PRESENTACIÓN

  1. DISPOSICIONES NORMATIVAS
  2. DEFINICIONES
  3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
  4. OBLIGACIONES
  5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN LA EDUCACION SUPERIOR
  7. AUTORIZACIÓN
  8. TITULARES DEL TRATAMIENTO
  9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
  10. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
  11. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS
  12. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
  13. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
  14. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
  15. SISTEMAS DE AUTENTICACIÓN Y CONTROL
  16. INFORMACIÓN DE ASPIRANTES A TRABAJADORES
  17. CAPTURA DE IMÁGENES POR CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA
  18. EL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS
  19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
  20. NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

1. DISPOSICIONES NORMATIVAS

La Constitución Política de Colombia en su catálogo de derechos fundamentales consagra en su artículo 15 el derecho que tienen todas las personas a su intimidad, buen nombre y al hábeas data. Esta disposición representa el fundamento constitucional y normativo que regula la protección de datos personales en el ordenamiento jurídico colombiano.

El principal instrumento normativo promulgado en materia de protección de datos personales es la Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cual se establecen las condiciones mínimas que deben observarse para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales, por parte de los Responsables del Tratamiento, los cuales pueden ser personas naturales o jurídicas, cuya actividad económica u objeto social esté condicionado por el suministro de información personal.

La Ley 1581 de 2012 fue reglamentada posteriormente por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, los cuales complementaron y aclararon las disposiciones normativas de la Regulación General, y precisaron el alcance de los deberes y obligaciones que están llamados a cumplir los Responsables y Encargados del Tratamiento de datos personales. La Universidad Santo Tomás en su calidad de Responsable del Tratamiento de información personal se encuentra comprometida con el cumplimiento de la normatividad referida y así mismo promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales por parte de sus trabajadores y encargados del tratamiento de datos, liderando procesos de mejoramiento continuo y asegurando la conformidad con la ley en los servicios que ofrece y en el desarrollo de sus operaciones internas.


2. DEFICIONES


Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:

  1. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal. (Ley 1581, 2012).
  2. Autorizado: Persona autorizada por el titular de datos personales con el fin de que ésta efectúe en representación del titular cualquier tipo de trámite o solicitud ante la Universidad.
  3. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso. (Ley 1581, 2012).
  4. Estudiante: Persona natural matriculada en algún Programa Académico ofrecido por la Universidad Santo Tomás en cualquiera de sus sedes o seccionales, tras cumplir los requisitos y procesos académico-administrativos exigidos.
  5. Consulta: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Ley 1581, 2012).
  6. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Ibídem).
  7. Dato privado: Tienen como principal característica que pertenecen e interesan única y exclusivamente a la persona sobre la cual recae la información. (Recuperado 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).
  8. Dato público: Son los datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. (Decreto 1377, 2013).
  9. Dato semiprivado: Estos datos, aun cuando tienen el carácter de privado, sólo le interesan al titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediante una autorización. El ejemplo típico de esta clase de datos son las historias crediticias que administran las centrales de riesgo. (Recuperado 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).
  10. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. (Decreto 1377, 2013).
  11. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. (Ley 1581, 2012).
  12. Proveedor: Un proveedor es aquella persona natural o jurídica que presta sus servicios o abastece de un producto a la Universidad Santo Tomás.
  13. Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Ley 1581, 2012).
  14. Responsable consultas y reclamos: Persona(s) que ha(n) sido designada(s) internamente por la Universidad para ejercer de manera formal la función de coordinar y gestionar las consultas y reclamos por datos personales que los titulares formulen.
  15. Responsable del Tratamiento de la información: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Ley 1581, 2012).
  16. Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Ibídem).
  17. Trabajador: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Universidad Santo Tomás.
  18. Trabajador administrativo: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Universidad Santo Tomás en cumplimiento de funciones administrativas.
  19. Trabajador Docente: Es toda persona que en virtud de un contrato laboral se encuentra vinculado a la Universidad Santo Tomás en cumplimiento de funciones académicas o relativas a la docencia.
  20. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. (Decreto 1377, 2013).
  21. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. (Ibídem).
  22. Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Ley 1581, 2012).
  23. Visitantes: Aquellas personas naturales que ingresan a las sedes y/o seccionales físicas de la Universidad Santo Tomás.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

La Universidad Santo Tomás es una institución de Educación Superior, privada y católica, fundada, restaurada y dirigida por los Frailes de la Orden de Predicadores de la Provincia de San Luis Beltrán de Colombia, con carácter de Fundación, sin ánimo de lucro, de utilidad común, con personería jurídica y autonomía dentro de los limites señalados por la Constitución Política de la República de Colombia, las Leyes y el Concordato suscrito entre el Estado Colombia y la Santa Sede.

La Misión de la Universidad Santo Tomás, inspirada en el pensamiento humanista cristiano de Santo Tomás de Aquino, consiste en promover la formación integral de las personas, en el campo de la Educación Superior, mediante acciones y procesos de enseñanza- aprendizaje, investigación y proyección social, para que respondan de manera ética, creativa y crítica a las exigencias de la vida humana y estén en condiciones de aportar soluciones a la problemática y necesidades de la sociedad y del país.

Actualmente la Universidad Santo Tomás cuenta con las siguientes sedes y seccionales a nivel nacional:

Los datos de contacto son puestos a disposición del titular de datos personales:

4. OBLIGACIONES


Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para todos y cada uno de los miembros de la Universidad Santo Tomás, al igual que para todas aquellas personas naturales o jurídicas que se consideren Encargados del Tratamiento de las bases de datos de la Universidad Santo Tomás, los cuales deberán respetar estas políticas en el cumplimiento de sus actividades u obligaciones contractuales, y a su vez se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos en su momento dados.

Es de gran importancia para la Universidad Santo Tomás resaltar que la misma realiza el tratamiento de los datos personales de sus respectivos titulares, apoyada en un equipo de trabajo capacitado en protección de datos personales, con los cuales suscribe acuerdos de confidencialidad con el fin de garantizar la privacidad y seguridad de la información a la cual pudieren acceder en virtud a la ejecución de sus funciones.


5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


En cumplimiento de la normatividad de Protección de Datos Personales, la Universidad Santo Tomás realizará el tratamiento de los datos personales de sus respectivos titulares bajo los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. (Ley 1581, 2012).
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. (Ibídem).
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. (Ibídem).
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. (Ibídem).
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. (Ibídem).
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. (Ibídem).
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (Ibídem).
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. (Ibídem).

6. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES EN LA EDUCACION SUPERIOR


La Universidad Santo Tomás, en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, integra a sus normativas internas y a esta Política de Tratamiento de Información Personal, lo establecido en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

El Código de la Infancia y la Adolescencia, en sus artículos 3.° y 8.°,consagra:

(…) se entiende por niño o niña las personas entre los 0 y 12 años, y por adolescente las personas entre 12 y 18 años de edad (…).

Se entiende por interés superior del niño, niña y adolescente, el imperativo que obliga a todas las personas a garantizar la satisfacción integral y simultánea de todos sus Derechos Humanos, que son universales, prevalentes e interdependientes. (Código de la infancia y la Adolescencia, 2006).

Frente a la Protección de Datos Personales de niñas, niños y adolescentes, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 establece:

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7.° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales (…). (Decreto 1377, 2013).

A su vez en reiteradas ocasionas la Corte Constitucional ha establecido que:

(…) La educación es un derecho y un servicio de vital importancia para sociedades como la nuestra, por su relación con la erradicación de la pobreza, el desarrollo humano y la construcción de una sociedad democrática. (…). (Sentencia T-787, 2006).

Estas razones llevaron al constituyente de 1991 a reconocer en el artículo 67 y 44 de la Constitución Política de Colombia, que:

(…) La educación es un derecho fundamental y un servicio público, cuya finalidad es lograr el acceso de todas las personas al conocimiento, a la ciencia, a la técnica y a los demás bienes y valores de la cultura, y formar a todos en el respeto de los derechos humanos, la paz y la democracia, entre otros (…).

(…) un derecho fundamental de los niños, niñas y adolescentes que prevalece sobre los derechos de los demás (…). (Constitución Política de Colombia, 1991).

A su vez la Ley 30 de 1992, expresa en su artículo 1.°:

(…) La educación superior es un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades del ser humano de una manera integral, se realiza con posterioridad a la educación media o secundaria y tiene por objeto el pleno desarrollo de los alumnos y su formación académica o profesional (…). (Ley 30,1992).

La Universidad Santo Tomás se encuentra realizando, en el cumplimiento de su objeto social, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, bajo los criterios establecidos por la normatividad de protección de datos personales, ya que su tratamiento responde y respeta el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y garantiza el respeto y cumplimiento de sus derechos fundamentales, principalmente el derecho a la Educación.

De acuerdo a los parámetros legales establecidos, la Universidad Santo Tomás solicita la autorización para el debido tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes al representante legal de los mismos, el cual podrá otorgar la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. AUTORIZACIÓN


La Universidad Santo Tomás solicita a los titulares sobre los cuales realiza el tratamiento de sus datos personales, la correspondiente autorización para el tratamiento de sus datos personales. A su vez dicha autorización es recolectada de manera previa, expresa e informada. Lo anterior exceptuando los casos definidos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

La autorización puede ser otorgada por los titulares a través de los siguientes medios:

  1. De forma escrita.
  2. De forma oral.
  3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

Conforme a lo establecido en la Guía de Protección de datos personales en Sistemas de Videovigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio, los sistemas de videovigilancia o cámaras de seguridad pueden implementarse en lugares pertenecientes a plantas físicas, tales como las de las sedes y seccionales de la Universidad Santo Tomás. No obstante lo anterior, la Universidad informará a los titulares de datos personales que se encuentran en una zona de video vigilancia. (Referido 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).

Para ello, la Universidad Santo Tomás utiliza señales o avisos distintivos en las zonas de video vigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de éstos. Incluso podrá emplear anuncios de audio, en los casos en que sea posible (auditorios, salas de conferencias, bibliotecas, entre otros).

Las señales o avisos implementados cumplen con el contenido de un aviso de privacidad, a saber:

Adicionalmente, el aviso será visible y legible teniendo en cuenta el lugar en el que opere el sistema de video vigilancia.

8. TITULARES DEL TRATAMIENTO


La Universidad Santo Tomás realiza tratamiento de datos personales de categorías: públicos – semiprivados y privados, con excepción de algunos datos sensibles sobre los siguientes titulares:

Interesados Aspirante a estudiante Admitido Matriculado Estudiante Activo
Estudiante Inactivo Egresado Familiar del estudiante Docente Trabajador
Contratista Ex trabajador Familiar del trabajador Entrenador Aprendiz Sena
Practicante Aspirante a proveedor Proveedor Editor Realizador
Periodista Investigador Asistente a eventos Usuario de servicios Consultante
Monitor Pacientes Demandante Demandado Interviniente Proceso Judicial
Codeudor Referencias Peticionario Visitante Externo

9. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO


A continuación, compartimos las finalidades para las cuales recolectamos y tratamos la información de nuestros titulares, en cada una de nuestras sedes y seccionales a nivel nacional:


  1. Diseñar, planear e implementar estrategias de mercadeo y promoción eficientes y eficaces para la oferta educativa de la Universidad Santo Tomás en Pregrado – Posgrado y Educación Continuada.
  2. Realizar actividades de promoción y mercadeo, así como campañas de comunicación masiva de ofertas y promociones a los principales segmentos de mercado, de acuerdo a la oferta educativa de la Universidad Santo Tomás en Pregrado – Posgrado y Educación Continuada.
  3. Establecer comunicación y contacto vía telefónica y mediante correo electrónico, con los aspirantes a estudiantes sobre las características y oferta educativa de la Universidad Santo Tomás en Pregrado – Posgrado y Educación Continuada.
  4. Analizar el mercado a partir de históricos, estadísticos y necesidades específicas de los programas de pregrado, posgrado y educación continuada de la Universidad Santo Tomás.
  5. Ejecutar el proceso de selección de los interesados y aspirantes a estudiantes a los diferentes programas de pregrado, posgrado y educación continuada que oferta la Universidad Santo Tomás.
  6. Realizar el proceso de admisión y matrícula de los aspirantes admitidos por la Universidad Santo Tomás, mediante el uso de entrevistas, pruebas de conocimiento, entre otras actividades.
  7. Ejecutar el procedimiento de registro y control (registro de notas, matrículas, pagos y trámites académicos, auditoría a horarios y trámites académicos realizados en Facultades) en la Universidad Santo Tomás.
  8. Registrar las transferencias y homologaciones provenientes de instituciones externas hacia la Universidad Santo Tomás.
  9. Administrar el sistema académico (Administración de usuarios, parametrización y actualización del sistema) de la Universidad Santo Tomás.
  10. Divulgar la información institucional en medios escritos, audiovisuales y tecnológicos de la Universidad Santo Tomás.
  11. Realizar la captura de evidencias fotográficas y videografías en los diferentes eventos y actividades realizados por la Universidad Santo Tomás.
  12. Administrar y divulgar en la Página Web y redes sociales institucionales evidencias fotográficas y videografías capturadas durante la realización de eventos y actividades de la Universidad Santo Tomás.
  13. Coordinar la realización y organización de eventos, actos protocolarios y actividades propias de la Universidad Santo Tomás.
  14. Realizar el préstamo de ayudas audiovisuales y espacios pertenecientes a la planta física de las diferentes sedes y seccionales de la Universidad Santo Tomás.
  15. Organizar y realizar las actividades físico-deportivas, artísticas, lúdicas, psico-afectivas y sociales de la Universidad Santo Tomás.
  16. Prestar servicios de orientación profesional, médicos, psicológicos, fisioterapéuticos y de enfermería a los miembros de la comunidad Universitaria.
  17. Autorizar la creación de los diferentes grupos representativos culturales y deportivos de las diversas áreas de la Universidad Santo Tomás.
  18. Realizar el proceso de inscripción, selección y otorgamiento de los Auxilios educativos que oferta la Universidad Santo Tomas a los estudiantes activos que cumplan con los requisitos establecidos para cada uno de éstos.
  19. Desarrollar proyectos y programas que respondan a las necesidades y problemáticas de la comunidad, en relación con los objetivos del Centro de Proyección Social de la Universidad Santo Tomás.
  20. Promocionar los Servicios del Centro de Proyección Social de la Universidad Santo Tomás a través de la oferta del portafolio de servicios mediante estrategias de mercadeo.
  21. Prestar servicios de asistencia jurídica gratuita a todas las personas de escasos recursos económicos que lo soliciten, tanto judicial como extrajudicialmente, en las diferentes áreas del Derecho, conforme a las competencias legales existentes sobre el particular.
  22. Administrar procesos arbitrales y conciliatorios, en el marco de los principios institucionales de la universidad Santo Tomas y los del propio Centro de Conciliación, cooperando a su vez con las entidades públicas y privadas en la resolución de conflictos de manera eficiente y transparente, a través de formas no tradicionales de solución de controversias.
  23. Prestar servicios médicos de odontología y optometría a los pacientes de clínicas, preclínicas y laboratorios de la Universidad Santo Tomás.
  24. Mantener comunicación con el paciente en relación con los servicios de salud que presta la Universidad Santo Tomás.
  25. Expedir las Historias Clínicas de los pacientes de clínicas, preclínicas y laboratorios de la Universidad Santo Tomás.
  26. Almacenar las Historias Clínicas de los pacientes de clínicas, preclínicas y laboratorios de la Universidad Santo Tomás con base a la normatividad nacional de conservación de Historias Clínicas.
  27. Dar trámite y estudio a las solicitudes o consultas de historias clínicas.
  28. Elaborar y remitir informes dirigidos a la Secretaría de Salud sobre los servicios médicos prestados al paciente, estadísticas de enfermedades de salud pública y demás informes y reportes ordenados por Ley.
  29. Apoyar la formación para investigación de los miembros de la comunidad, y consolidar los grupos de investigación en las diferentes áreas del conocimiento de la Universidad Santo Tomás.
  30. Estructurar el Banco de Proyectos de investigaciones institucionales de la Universidad Santo Tomás.
  31. Almacenar los expedientes de las investigaciones realizadas por los grupos de investigación de la Universidad Santo Tomás.
  32. Realización de encuentros tomasinos con estudiantes, administrativos y docentes en pro de la evangelización a la comunidad universitaria.
  33. Participar en las jornadas de misión evangelizadora de la Universidad Santo Tomás.
  34. Ofrecer consejería espiritual a los miembros de la Universidad Santo Tomás.
  35. Impulsar el proceso de internacionalización de la Universidad Santo Tomás.
  36. Asesorar y acompañar la participación de los postulantes en proceso de movilidad saliente de la Universidad Santo Tomás.
  37. Emprender convenios internacionales entre la Universidad Santo Tomás e instituciones educativas internacionales.
  38. Transferencia internacional de datos a instituciones educativas internacionales para gestión de movilidad saliente.
  39. Difusión de Becas y oportunidades de movilidad académica a los miembros de la Universidad Santo Tomás.
  40. Ejecutar el procedimiento de titulación de la Universidad Santo Tomás (verificación documentos de titulación, elaboración y verificación de diplomas y ceremonia de grado).
  41. Registrar y conservar de acuerdo a los parámetros legales, los títulos profesionales de los egresados de la Universidad Santo Tomás.
  42. Realizar actividades de promoción y mercadeo, así como campañas de comunicación masiva de ofertas y promociones dirigidas a los egresados de la Universidad Santo Tomás de acuerdo a la oferta educativa de la Universidad en programas de Pregrado – Posgrado y Educación Continuada.
  43. Establecer comunicación y contacto vía telefónica, mediante correo electrónico y medios digitales, con los egresados de la Universidad Santo Tomás sobre las características y oferta educativa así como los eventos de la Universidad en programas de Pregrado – Posgrado y Educación Continuada.
  44. Almacenar las hojas de vida del graduando pertenecientes a los egresados de la Universidad Santo Tomás.
  45. Realizar vía telefónica o correo electrónico encuestas a los egresados de Universidad Santo Tomás con el fin de determinar su posición profesional, gustos o tendencias educativos, entre otros aspectos.
  46. Iniciar el proceso de selección y contratación de trabajadores, aprendices Sena y practicantes de la Universidad Santo Tomás, junto con los procedimientos señalados para el efecto: entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, visita domiciliaria, exámenes médicos de ingreso y egreso, exámenes médicos preventivos, entre otros.
  47. Contactar a las referencias de los aspirantes a trabajadores de la Universidad Santo Tomás para verificar los datos relacionados en su hoja de vida.
  48. Desarrollar los programas y planes de talento humano, salud ocupacional y seguridad y salud en el trabajo de la Universidad Santo Tomás.
  49. Dar trámite a incapacidades, permisos o licencias de los trabajadores de la Universidad Santo Tomás.
  50. Almacenar información de los familiares de trabajadores de la Universidad Santo Tomás con el fin de que los mismos puedan adquirir los beneficios ofrecidos por la Universidad a los miembros de la Comunidad Tomasina.
  51. Resguardar información laboral y pensional de los Ex trabajadores de la Universidad Santo Tomás con el fin de dar cumplimiento normativo en materia laboral y reportar la información a las entidades competentes.
  52. Contactar a las referencias de los aspirantes a proveedores, aspirantes a Contratistas, proveedores y contratistas de la Universidad Santo Tomás para verificar los datos relacionados en las diferentes solicitudes.
  53. Realizar el proceso de evaluación, selección y contratación de los Proveedores y Contratistas.
  54. Contactar vía móvil (teléfono), correo electrónico y comunicación escrita, a los proveedores y contratistas, en caso de que alguno de estos incurran en mora con las obligaciones contraídas por éstos a favor de la Universidad Santo Tomás.
  55. Almacenar la información contable durante los tiempos establecidos por la legislación colombiana.
  56. Realizar consultas en las centrales de información y riesgo, entidades de consulta de bases de datos, operadores de información o ante otras entidades con las que pretenda establecer alianzas o vínculos con el fin de verificar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios y en especial sobre el nacimiento, modificación, extinción de obligaciones contraídas por los deudores o deudores solidarios de los programas crédito USTA de la Universidad Santo Tomás.
  57. Reportar ante los operadores de información de que trata la Ley 1266 de 2008 el estado del cumplimiento (positivo o negativo) de las obligaciones económicas contraídas por los deudores o deudores solidarios de los programas crédito USTA de la Universidad Santo Tomás.
  58. Reportar la información tributaria a las entidades competentes.
  59. Reportar la información de carácter estadístico a las autoridades competentes.
  60. Ejercer acciones de vigilancia, control de ingreso y salida mediante identificación biométrica, fotográfica y/o fílmica para el desarrollo de las funciones de los trabajadores, aprendices Sena y Practicantes, así como de los visitantes de la Universidad Santo Tomás, con el fin de garantizar la seguridad de las instalaciones de la Universidad.
  61. Preservar la seguridad de los visitantes, estudiantes y trabajadores a las sedes físicas de la Universidad Santo Tomás mediante la captura de imágenes por los sistemas cerrados de televisión internos.

10. DERECHOS APLICABLES A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES


La Universidad Santo Tomás en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, garantiza a los titulares el ejercicio de los siguientes derechos.

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. (Ley 1581, 2012).
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. (Ibídem).
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. (Ibídem).
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. (Ibídem).
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución. (Ibídem).
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. (Ibídem).

En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:

(…) El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos. (Decreto 1377, 2013).

EL TITULAR NO PODRÁ

En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga la obligación de permanecer en la base de datos.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de la Universidad Santo Tomás, en las cuales se almacene información de los titulares con los cuales la Universidad se encuentre en el marco de una relación contractual o cuya información deba ser almacenada en cumplimiento de la normatividad de nuestro país, se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento o hasta que la normatividad colombiana establezca el fin para su conservación. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de Supresión que poseen los titulares, y de acuerdo a lo estipulado en el capítulo anterior.

11. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO


La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. (Ley 1581, 2012).

Procedimiento Consultas

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. (Ley 1581, 2012).

Procedimiento Reclamo

CANALES DE ATENCIÓN

La Universidad Santo Tomás cuenta con áreas en cada una de sus sedes y seccionales, las cuales aseguran la debida atención de consultas y reclamos relativos a protección de datos personales, con el fin de garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares establecidos en la normatividad colombiana.

Nos permitimos compartirle los siguientes canales de atención para la recepción de consultas y reclamos:

SEDES Y SECCIONALES CANALES DE ATENCIÓN
Universidad Santo Tomás Bogotá y VUAD sgdp.ustabogotayvuad@usantotomas.edu.co
Universidad Santo Tomás Bucaramanga sgdp.ustabucaramanga@ustabuca.edu.co
Universidad Santo Tomás Tunja sgdp.ustatunja@ustatunja.edu.co
Universidad Santo Tomás Villavicencio sgdp.ustavillavicencio@usantotomas.edu.co
Universidad Santo Tomás Medellín sgdp.ustamedellin@ustamed.edu.co

Se advierte a los Titulares que la Universidad Santo Tomás solo compartirá datos personales con motivo de la consulta o reclamo a las siguientes personas:

En este último supuesto, se debe atender a lo dicho por la Corte Constitucional en la sentencia C-748 de 2011 respecto a las solicitudes de información de entidades públicas o administrativas:

(…) La entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

En segundo lugar, con la entrega de la información se le comunicará a la entidad pública o administrativa que en ella recae el deber de cumplir con las obligaciones y exigencias que le impone la ley 1581 de 2012, como responsable del tratamiento de datos, o encargado en ciertos casos. La entidad administrativa receptora debe cumplir todos los mandatos legales que frente al tema existan para la fecha de la recepción de la información, en especial los principios de – finalidad – uso legítimo – circulación restringida – confidencialidad y –seguridad. (…). (Sentencia C-748, 2011)

SEGUIR LOS CANALES ESTABLECIDOS ES EL CAMINO A UNA PRONTA RESPUESTA

Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de la Universidad Santo Tomás.

Las vías para ejercer los derechos de los titulares están establecidas en el capítulo anterior, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que la Universidad Santo Tomás tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.

REQUISITOS CONSULTAS Y RECLAMOS

Los requisitos mínimos establecidos en la presente Política, son los estipulados en la Ley 1755 de 2015, normatividad que regula el Derecho de Petición en nuestro país. De acuerdo a lo anterior, su solicitud debe estar dirigida a la Universidad Santo Tomás y contar como mínimo con los siguientes ítems:

AUTORIZACIONES A TERCEROS

El artículo 20 del Decreto 1377 de 2013 estipula que los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por terceras personas, previa acreditación de la representación o apoderamiento. De acuerdo a lo anterior, la Universidad Santo Tomás comunica a los titulares los requisitos mínimos que deberá contener la autorización a terceros:

El titular deberá entregar la anterior autorización a la Universidad Santo Tomás, en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger y restringir el acceso de la información a terceros no autorizados.

12. ACCIONES PREVIAS A QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO.


En el evento en que se desee elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio referida a datos personales, recuerde que previamente debe haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Universidad Santo Tomás, de acuerdo a las indicaciones anteriormente referidas, advirtiendo nuestra total disposición a atender sus inquietudes.

13. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO


A los titulares de datos y terceros interesados, les informamos que la Universidad Santo Tomás, en desarrollo del tratamiento de los datos personales, cumple y exige que se cumplan los deberes que impone la ley así:

  1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. (Ley 1581, 2012)
  2. Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (Ibídem).
  3. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales. (Ibídem).
  4. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales. (Ibídem).
  5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. (Ibídem).
  6. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (Ibídem).

14. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


La Universidad Santo Tomás mediante su Departamento de Gestión del Talento Humano realiza el tratamiento de los datos de carácter personal de sus Aprendices Sena, Practicantes, Aspirantes a trabajadores y trabajadores, durante el desarrollo de los procesos de selección y contratación de la Universidad.

De acuerdo a lo anterior, la Universidad informa que las únicas finalidades por las cuales la información de los titulares es solicitada, es la de ejecutar las actividades necesarias para la vinculación laboral, capacitación, desarrollo del contrato y el bienestar del personal.

15. SISTEMAS DE AUTENTICACIÓN Y CONTROL


La Universidad Santo Tomás realiza el tratamiento de datos catalogados como sensibles al momento del ingreso y salida del talento humano, estudiantes y visitantes a las instalaciones de las diferentes sedes y seccionales de la Universidad Santo Tomás, al realizar impresión fotográfica y de huella dactilar de cada uno de éstos. El tratamiento de dichos datos se realiza únicamente con el fin de garantizar la seguridad de las personas e instalaciones de la Universidad.

16. INFORMACIÓN DE ASPIRANTES A TRABAJADORES


La Universidad Santo Tomás realiza el tratamiento de los datos personales de los Aspirantes a trabajadores que entregan su hoja de vida al momento de participar en un proceso de Selección de la Universidad. De acuerdo a lo anterior, el aspirante a trabajador que entregue su hoja de vida a la Universidad, acepta que informó a sus referencias personales, familiares y laborales sobre la posibilidad de que sean contactados con el fin de consultar la información suministrada por el aspirante a trabajador en su hoja de vida.

En los eventos en que el aspirante a trabajador no sea seleccionado para ocupar la vacante ofertada por la Universidad, su hoja de vida será suprimida dentro de los seis meses siguientes a la entrega de la misma.

El aspirante al momento de la entrega de la hoja de vida, autoriza a la Universidad Santo Tomás para realizar el tratamiento de la información consignada en la misma, de acuerdo a las finalidades descritas anteriormente en esta Política.

17. CAPTURA DE IMÁGENES POR CÁMARAS DE VIDEOVIGILANCIA


La Universidad Santo Tomás podrá utilizar medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de las instalaciones de cada una de sus sedes y seccionales. Por lo anterior, la Universidad informa a los titulares de la existencia de estos medios mediante anuncios de video vigilancia, ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. Nuestro sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en las que la intimidad del titular prime (tales como baños y similares).

El sistema es utilizado para garantizar la seguridad de las personas e instalaciones de la Universidad Santo Tomás. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El tiempo de permanencia de las cintas de video vigilancia es de 8 a 15 días.

TRATAMIENTO DE IMÁGENES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

La Superintendencia de Industria y Comercio, en su guía “Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia” ha expresado frente al tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes lo siguiente:

(…) El tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes debe respetar los derechos prevalentes de los mismos y solo se podrá realizar cuando (i) responda y respete su interés superior, y (ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Un claro ejemplo del tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes es el que realiza las instituciones educativas, las cuales operan Sistemas de video vigilancia en cada una de sus sedes, con finalidades de seguridad en el desarrollo de las actividades ejecutadas al interior de las instituciones.

El responsable del tratamiento actuará de acuerdo a lo anteriormente definido, por lo cual debe de observar reglas especiales para su tratamiento, algunas de las cuales son:

  1. Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de éstos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
  2. Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
  3. Limitar la recolección y demás tratamiento de las imágenes, de acuerdo con los que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
  4. Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
  5. Restringir el acceso y circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley (…). (Referido 25 de agosto de 2017, Superintendencia de Industria y Comercio).

18. EL SITIO WEB DE LA UNIVERSIDAD SANTO TOMÁS.


La Universidad Santo Tomás cuenta con los siguientes portales web:

SEDES Y SECCIONALES PORTAL WEB
Universidad Santo Tomás Bogotá usantotomas.edu.co
Universidad Santo Tomás Bucaramanga www.ustabuca.edu.co
Universidad Santo Tomás Tunja www.ustatunja.edu.co
Universidad Santo Tomás Villavicencio www.ustavillavicencio.edu.co
Universidad Santo Tomás Medellín www.ustamed.edu.co

En los sitios web se publicita información sobre los programas académicos ofrecidos por la Universidad Santo Tomás, información relativa a la Universidad, portal de estudiantes, portal de egresados, portal de trabajadores, entre otros. A su vez en dichos portales web se incluye la posibilidad que los usuarios proporcionen cierta información con el fin de cumplir con finalidades específicas de acuerdo al requerimiento de cada usuario.

Cuando usted proporciona la información solicitada (mayormente información de contacto), está de acuerdo en que la misma se compile y se use como dicta esta Política.

19. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.


La vigencia de la presente política inicia a partir del mes de septiembre de 2017.

20. NOTIFICACIÓN DE CAMBIOS DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.


Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, o en las instalaciones de cada sede o seccional de la Universidad Santo Tomás.

Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.