Presentación
La creación del Departamento de Registro y Control Académico, se fundamentó en la necesidad de contar con una dependencia que tenga la visión sobre la totalidad de los procesos de registro académico que se adelantan en la Sede Principal, con competencia para revisar y unificar procedimientos, asegurar la información, en beneficio de la calidad del servicio que se presta al estudiante y al egresado.
El Departamento de Registro y Control de la Sede Principal, se encuentra adscrita a la Vicerrectoría Académica General, tiene como objetivo general el de coordinar, almacenar, gestionar y poner a disposición de toda la comunidad tomasina de manera segura, oportuna y confiable el sistema de información académica.
Esta dependencia es la responsable de apoyar y garantizar la calidad de la información contenida en la base de datos de los programas académicos, a través del diseño e implementación de procedimientos de verificación y contraste contra los soportes existentes.
PROCESOS Y ACTIVIDADES
El Departamento de Registro y Control dentro de la coordinación, apoyo y soporte académico, cuenta con procesos y actividades fundamentales que ayudan al mejoramiento continuo de los mismos así:
Inscripción y parametrización de programas en el Sistema Académico
✓ Gestión programas académicos: Creación según aprobación M.E.N.
✓ Gestión planes de estudio: Creación de asignaturas, asignación de prerrequisitos y equivalencias entre planes.
✓ Parametrización sistema académico: Asignación de permisos a usuarios, creación de períodos y actividades académicas por programa, aplicación reglamento por programa y cumplimiento con las actividades relacionadas en el Calendario Académico.
Matrícula Académica
✓ Inscripción de materias de estudiantes nuevos
✓ Programación matrícula estudiantes antiguos
✓ Generación e impresión materias posibles
✓ Seguimiento a registro de horarios
✓ Asignación de clave de acceso al sistema de información académica
✓ Atención y asesoría a estudiantes
✓ Generación e impresión de recibos de pago
Notas
✓ Seguimiento al registro de notas
✓ Cierre de Notas
✓ Impresión planillas de notas
✓ Ajuste históricos de nota por cambio de plan de estudios
✓ Reimpresión planilla de notas
✓ Archivo copia planilla de notas
Capacitación e inducción a los usuarios del sistema de información académica
Se realiza mediante una metodología teórico-práctica teniendo en cuenta cada perfil:
✓ A docentes: registro de notas y consultas
✓ A estudiantes: consulta y matrícula
✓ A Administrativos: de acuerdo con sus funciones y perfil.
Suministro de Información General
✓ Información académica a entidades externas.
✓ Generación de reportes oficiales requeridos por entidades del Estado y directivas de la Universidad.
